Reglement for innkjøp i Sør-Odal kommune
Dette reglementet gjelder for alle innkjøp av varer og tjenester for Sør-Odal kommunes regning. Reglementet gjelder også ved leie.
Rådmannen har det øverste ansvar for kommunens innkjøp og sørger for at disse til en hver tid skjer etter gjeldende lover, reglementer og avtaler.
Et hvert kjøp skal, uansett innkjøpsmetode, så langt det er mulig, baseres på konkurranse, og valg av produkt/leverandør skal gjøres etter bedriftsøkonomiske vurderinger.
Kjøp av varer og tjenester i Sør-Odal kommune skal skje enten:
• Åpen anbudskonkurranse.
Åpent anbud er den konkurranseform som i prinsippet skal benyttes ved kontrakter som lyses ut internasjonalt (med verdi over 1,6 mill. NOK, eks.mva. over perioder på 12 måneder eller kontraktens levetid inkludert opsjon). Ved denne konkurranseform har alle rett til å gi inn anbud. Åpent anbud må kunngjøres i Norsk Lysingsblad. Ved kontrakter som skal utlyses nasjonalt (mellom NOK 200.000,- og 1,6 mill. ) er det en hovedregel at oppdragsgiver selv kan velge fritt om det skal benyttes anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling.
b) Begrenset anbudskonkurranse
Når åpen anbudskonkurranse ikke kan benyttes fordi det er for arbeidskrevende i forhold til antall anbydere, kan begrenset anbudskonkurranse være en egnet konkurranseform. Ved begrenset anbud stilles kvalifikasjonskrav til de som vil inngi anbud. Man må da først gjennom en pre-kvalifisering før man foretar en utvelgelse. Anbudsinnbydelse kan så skje ved skriftlig henvendelse til et begrenset antall leverandører. Kjøper kan da velge ut noen kandidater (min. 5 max 20) på grunnlag av kvalifikasjonskrav.
Konkurranse med forhandlinger(unntaksvis prosedyre)
Når man bruker konkurranse med forhandlinger ved internasjonale utlysninger, må man oppfylle strenge vilkår og bevise at vilkårene er oppfylt dersom det blir stilt spørsmål om dette. Ved konkurranse med forhandlinger kan forespørsel sendes direkte til aktuelle leverandører, som igjen blir valgt ut til forhandlinger på grunnlag av kvalifikasjonskrav. Det unike med denne formen er at den tillater forhandlinger i motsetning til de to andre.
Direkte kjøp
På bestemte vilkår kan kjøper anskaffe produkter eller tjenesten direkte. Det stilles likevel krav om at det så langt som mulig skal benyttes konkurranse. Dette vil st at oppdragsgiver skal sammenligne priser så langt det er hensiktsmessig, før endelig valg av leverandør foretas. Direkte kjøp blir mest brukt ved inngåelse av kontrakter med en verdi under 200.000,- eks mva.
Betingelsene er definert i Forskrift om offentlige anskaffelser. Denne forskriften er kommunen pålagt å følge ved anskaffelser.
Valg av produkt/leverandør til Sør-Odal kommune skal foretas slik at kommunens økonomiske interesser blir ivaretatt best mulig på lang sikt. Dette betyr ikke at leverandøren med den laveste pris nødvendigvis skal velges, men heller den leverandøren som på sikt har det beste tilbudet, alle forhold tatt i betraktning. Andreforhold enn pris kan bl.a. være:
• leveringsbetingelser
• leveringsdyktighet
• betalingsbetingelser
• kvalitet
• driftskostnader
• service og oppfølging
• leverandørens egen økonomiske situasjon og referanser
KAP. I ALMINNELIGE BESTEMMELSER
§ 1. Dette reglement gjelder for kjøp av varer, forbruksvarer og tjenester for Sør-Odal kommunes regning.
Reglementet gjelder ikke kontrakter om oppføring, reparasjon eller vedlikehold av bygning/anlegg.
Reglementet anvendes også ved leie så langt det passer.
Når særlige grunner foreligger kan formannskapet gjøre unntak fra reglementet.
§ 2. Ethvert kjøp skal uansett innkjøpsmetode, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Kjøp av varer og tjenester for kommunens regning skal skje enten
a) etter forhandling (tilbudskjøp)
b) som direkte kjøp
c) etter anbudskonkurranse
§ 3. Ved valg av leverandør skal det tas sikte på å komme fram til et mest mulig fordelaktig kjøp. Ved vurderingen skal det tas hensyn til pris, kvalitet, behovet for en stabil sysselsetting i distriktet og andre omstendigheter som kan være av betydning for spørsmålet, som hensynet til drifts- og vedlikeholdskostnader m.v.
§ 4. Spesifikasjonene for det som skal kjøpes, skal ikke stille strengere krav til kvalitet, utførelse, ytelse eller lignende enn nødvendig for formålet. De skal gis en slik utforming at flest mulig kan konkurrere om leveransen. Dersom det ikke vil medføre vesentlige ulemper for kjøperen, bør det ved større leveranser gis adgang til å by på hele eller deler av leveranse.
KAP. II - FORHANDLINGSKJØP (TILBUDSKJØP)
§ 5. Med kjøp etter forhandling forstås kjøp som foretas etter innhenting av tilbud fra en eller flere leverandører, og der vilkårene for kjøpet, herunder også spesifikasjonene for varen eller tjenesten, kan være gjenstand for drøftelser eller forhandlinger.
Kjøp skal foretas som forhandlingskjøp (tilbudskjøp) med mindre det foreligger grunner som tilsier at kjøpet bør foretas som direkte kjøp eller etter anbudskonkurranse.
§ 6. Innhenting av tilbud kan skje ved offentlig kunngjøring eller ved direkte forespørsel til de aktuelle leverandører.
Dersom vedkommende vare eller tjeneste kan fås kjøpt hos flere leverandører, og kunngjøring ikke finner sted, skal forespørselen sendes så mange leverandører at tilstrekkelig konkurranse oppnås (til vanlig minst 3).
I forespørselen skal det oppgis at kjøperen forbeholder seg rett til å ta forbehold om å anta hvilket som helst tilbud helt eller delvis, samt forkaste samtlige. Kjøperen kan forhandle nærmere om vilkårene for kjøpet.
§ 7. Frist for innsendelse av tilbudene skal settes så rommelig at det blir tilstrekkelig tid til å utarbeide dem.
Frist for vedståelse av tilbudene må ikke settes lenger enn nødvendig.
Kjøperen kan se bort fra tilbud som kommer inn etter fristens utløp.
§ 8. Ingen tilbyder må gis opplysninger som medfører ar tilbyderen oppnår fordeler i forhold til de øvrige. I forbindelse med kompliserte anskaffelser kan det arrangeres møte med tilbyderne for å gi nærmere opplysninger og for å klarlegge forhold som tilbyderne måtte finne uklare. Møtet holdes i tilfelle etter at forespørselen er sendt ut, men i god tid før tilbudsfristen utløper.
KAP. III – DIREKTE KJØP
§ 9. Med direkte kjøp forstås kjøp som skjer uten at det blir innhentet tilbud etter kap. II, eller konkurrerende anbud etter kap. IV.
Selv om kjøpet skjer uten konkurranse, skal det tas sikte på å komme fram til et mest mulig fordelaktig kjøp.
§ 10. Direkte kjøp kan nyttes
a) ved kjøp av mindre økonomisk omfang
b) bare en leverandør kan levere, og vedkommende vare eller tjeneste er av en slik art at forhandling om kjøpevilkårene ikke anses nødvendig
c) det gjelder mindre etterbestillinger for å dekke uforutsette behov
d) anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes
e) når formannskapet i det enkelte tilfelle beslutter det eller samtykker i det
KAP. IV – KJØP ETTER ANBUDSKONKURRANSE
§ 11. Med anbud forstås bindende skriftlig tilbud avgitt på grunnlag av anbudsinnbydelse med tilhørende anbudsgrunnlag.
Med anbudsinnbydelse forstås en skriftlig oppfordring til en bestemt eller ubestemt krets innen samme tidsfrist og på samme grunnlag å inngi tilbud på en vare eller tjeneste.
For anbudskjøp kreves:
Med kjøp etter anbudskonkurranse forstås kjøp som foretas etter konkurranse som fastsatt i dette kapittel.
For slikt kjøp kreves:
a) anbudsinnbydelse med tilhørende anbudsgrunnlag
b) anbud gitt i samsvar med vilkårene i anbudsgrunnlaget, og
c) at valg av leverandør skjer på grunnlag av de mottatte anbud, uten at det forhandles med noen anbyder om anbudet. Det kan likevel innhentes opplysninger hos anbyderne for å få klarlagt innholdet i anbudet, dersom uklarhetene ikke er vå vesentlige at anbudet skal avvises.
§ 12. Anbudsformen bør velges ved større innkjøp hvor
a) det kan gis detaljerte spesifikasjoner om varen/tjenestens mengde og beskaffenhet, og
b) det kan tas hovedsakelig prismessig hensyn ved valget av leverandør
Dette reglementet er vedtatt av Sør-Odal kommunestyre 28.09.04, kst-sak 59/04 og trer i kraft fra vedtaksdato og erstatter tidligere reglement vedtatt i kst-sak 112/91.
Sist oppdatert 22.05.2008 |
postmottak@sor-odal.kommune.no
Telefon: 62 96 80 00
Faks: 62 96 80 88
Org.nr.: 964 947 716
Kontonr.: 7186.05.17501
IBAN: NO22 7186 0517 501
BIC-kode: DNBANOKKXXX
Kontonr. skatt: 6345.06.04196
Kommunenr.: 0419
Telefontid: 0800 - 1530
Åpningstid: 0900 - 1530