Saken er oppdatert 18. juni: Denne uken vedtok kommunestyrene i Nord- og Sør-Odal et felles dokumentsenter for de to kommunene. Du kan lese mer om Odal dokumentsenter i denne saken som første gang ble publisert 26. mars:

Kommunene har i dag små fagmiljøer innen arkiv og dokumentasjonsforvaltning, og det gjør tjenesten sårbar. Samtidig øker kravene til digitalisering, sikkerhet og god informasjonsflyt. 
 
- Et felles dokumentsenter vil gi et sterkere fagmiljø som kan jobbe likt og effektivt på tvers av kommunene. Parallelt med opprettelsen av felles dokumentsenter skal vi bytte sak- og arkivsystem og få ny skjemaløsning. Dette gir oss gode muligheter til å standardisere prosesser og gi bedre brukeropplevelse for både innbyggere og ansatte, sier prosjektleder Synnøve Grenaker i Nord-Odal kommune, til høyre i bildet.  
 
Bildet viser de fem damene som utgjør det nye dokumentsenteret i Nord- og Sør-Odal

Det er kommunestyrene som endelig skal vedta vertskommunesamarbeidet, men prosjektet jobber mot at et felles dokumentsenter kan være etablert i kommunehuset i Nord-Odal i september. Fra januar 2027 tar begge kommunene i bruk den nye arkivløsningen. 
 
- Det vil være en ubetinget fordel å samle miljøet i ett dokumentsenter slik at kommunene kan levere på dagens og fremtidens krav, mener prosjektkoordinator Thor Jørgen Kristiansen i Sør-Odal kommune. 

Portrettbilde av enhetsleder for innovasjon og samskaping, Thor Jørgen Kristiansen

Mål for samarbeidet 

Det nye dokumentsenteret skal sikre god kvalitet og kompetanse, bedre personvern og en mer effektiv arbeidsflyt for ansatte.  
 
Innbyggerne vil på sin side få en bedre innsynsløsning som vil bidra til mer åpenhet fra kommuneadministrasjonene og ut til publikum. 
 
- Vi trenger å styrke vår digitale dokumentasjonsforvaltning. Når vi oppdaterer våre systemer, betyr det at vi kan forenkle prosesser og innføre god dokumentasjonskultur. Ved å samle kompetanse og ressurser på tvers av kommunene, gir det oss mulighet til bedre opplæring, support og veiledning til sluttbrukerne. Dette er viktige premisser for god kvalitet i våre arkiver, sier Grenaker. 
 
Prosjektet ledes i samarbeid mellom kommuneledelsene og fagmiljøene i arkiv. Parallelt deltar begge kommunene i prosjekter for nytt sak- og arkivsystem og en ny løsning for digitale skjema.  

På bildet, Fra v: Torill Anita Vålen, Ingun Skogstad, Hege Kristin Tollhaug, Lene Jeanette Østby og Synnøve Grenaker
Foto: Ragnhild Bunes og Agnete Bekkesletten